Medvetenhet nyckel till goda arbetsmiljöer

ABW, Activity Based Workplace, eller aktivitetsbaserade kontor har på kort tid ökat i popularitet. Enligt Retriever som är Nordens största mediearkiv användes termerna ”aktivitetsbaserat kontor” eller ”aktivitetsbaserade kontor” för första gången i svenska medier 2012. Det året omnämndes kontorstypen totalt 22 gånger. Halvdussinet år senare, 2018, ger en slagning i mediearkivet 332 träffar. Trenden är tydlig, allt fler organisationer inom såväl det privata som det offentliga väljer ett aktivitetsbaserat arbetssätt. En som följt resan på nära håll är Mette Harder, universitetsadjunkt vid Arkitekthögskolan, Umeå universitet. 2013 dök det upp projekt med fokus på sambandet mellan arkitektur och fysisk aktivitet. För Mette Harder var det inget svårt beslut att fatta, hon behövde inte fundera länge över om hon skulle medverka eller ej. Som utbildad arkitekt vid Arkitektskolan i Århus, Danmark, där stadsplanering och fysisk aktivitet är vitt diskuterade ämnen – professorn och arkitekten Jan Gehl är en av världens främsta auktoriteter på området – så fanns det redan ett intresse för frågan hos Mette. Men hon hade aldrig kunnat ana att det projekt som började med att undersöka hur fysisk aktivitet korrelerade med arkitektur och som sedermera utvecklades till specifikt kontorsmiljöer inom några skulle bli en av de allra starkaste trenderna inom fastighetssverige.

-I samband med att vi tittade på fysisk aktivitet blev vi involverade i ett projekt med Örnsköldsviks kommun som skulle omlokalisera från cellkontor till aktivitetsbaserat kontor, det vill säga att individen byter plats beroende på uppgift som den utför. När vi väl hade öppnat locket hade det nischats från fysisk aktivitet och arkitektur till något helt annat. Vi hade från början beslutat att vi skulle göra en checklista för personer som ska övergå till aktivitetsbaserat arbetssätt kan ta med alla aspekter innan man genomför en flytt. Det skulle bli en två till fyra sidor lång checklista men det blev en hel webbsida som går igenom processen, skrattar Mette Harder.

- Vi fick tillgång till en case study, en fallstudie, som passade alldeles utmärkt. Vi hade underlag för en studie där den ena gruppen skulle stanna kvar i cellkontor och där den andra skulle flytta till ett aktivitetsbaserat kontor. Tesen var att det skulle påverka fysisk hälsa när man flyttar runt mellan olika miljöer. Det var utgångspunkten. Sen upptäckte vi att det i det här kontoret låg väldigt mycket spännande att undersöka, och egentligen så var det kontorstypen i sig som var intressant.

Precis som Jan Gehl, initiativtagare till undersökningar av gågatan Ströget i Köpenhamn som ville påvisa sin teori om människans beteende i ett offentligt rum, så har Mette Harder inom sin forskning specialiserat sig mot människans beteende i kontorsmiljöer och hur kontorsmiljöer påverkar människors beteende. 2013 mottog Jan Gehl den danska konstutmärkelsen C.F. Hansen-medaljen som delats ut sedan 1830 utav Det Kongelige Akademi for de Skønne Kunster där motiveringen löd:

Jan Gehl fokuserar i sin gärning på människans uppfattning av stadsrummet och de särskilda värden, som inte kan mätas i kvadratmeter och ekonomi. Sol och skugga, platser med lä, mötesplatser, behagliga gator och stadens små oaser är grunden för Jan Gehls planering och omfattande internationella författarskap.

Han har konsekvent insisterat på, att det är den enskilda människans behov och hennes upplevelse av stadsrummet, på tvärs med kulturer, geografi och klimat, som får städer till att vara attraktiva och levande. Detta har fört Jan Gehl runt om i hela världen, där han skapat projekt som stadsrum för Broadway och cykelstrategi för New York, stadsomvandling i Melbourne, nya platser i Amman i Jordanien och återuppbyggnadsplaner för Christchurch i Nya Zeeland.

När Mette Harder resonerar om sitt projekt (AKTIKON-PROJEKTET i Örnsköldsviks kommun: Arbetsmiljö, fysisk aktivitet, hälsa och produktivitet i aktivitetsbaserad kontorsmiljö – en kontrollerad studie i Örnsköldsviks kommun), sker resonans med paralleller till Jan Gehls idéer.

- Det vi främst tittade på vad gäller beteende är fysisk aktivitet. Det var ingen stor skillnad före eller efter mellan gruppen som flyttade till aktivitetsbaserade kontor eller blev kvar i cellkontor. Men det blev under projektets gång väldigt uppenbart att kontorsmiljön påverkar hur vi förhåller oss till varandra, arbetar och socialiserar, säger Mette Harder.

Innan Aktikon-projektet fanns det ingen studie på hur en flytt från cellkontor till ett aktivitetsbaserat kontor påverkar människorna och arbetsmiljön inom kommunal verksamhet. Det finns en klar distinktion mellan en kommunal verksamhet och andra typer av organisationer menar Mette Harder. Många organisationer är verksamma inom ett fält, en kommun är snarare många verksamheter under ett gemensamt tak. Olika människotyper, olika arbetsuppgifter, olika arbetskulturer. Idén bakom det aktivitetsbaserade arbetssättet är att de olika zonerna ska främja olika typer av arbete så som fokuserat, kollaborativt, sekretessbelagt och informellt.

- Vi var naturligtvis tvungna att ta ställning till frågan ”Passar den här kontorstypen kommunal verksamhet”? Exempelvis skiljer sig arbetsuppgifterna diametralt mellan en upphandlare med sekretess och en handläggare inom bygglov som talar i telefon hela tiden.

-Dessutom var det en väldigt traditionellt pappersbaserad arbetsplats som skulle genomgå en resa till att bli helt digital. Örnsköldsviks kommun ville ha hjälp att utvärdera processen och det fanns inte så mycket forskning på temat sedan tidigare.

Effektivitet. Välmående. Sociala relationer. Samarbete. Vem trivs i den här kontorstypen? Mette Harder radar upp parametrarna som forskarlaget kom fram till var av relevans för att mäta ”den enskilda människans behov och hennes upplevelse” (…) ”värden som inte kan mätas i kvadratmeter och ekonomi”, som Det Kongelige Akademi for de Skønne Kunster skulle uttryckt det.

-Vi såg stora skillnader mellan vad man jobbar med, om man använder dator mycket eller ej, om man arbetar med sekretessbelagda frågor eller ej. Folks förväntan innan – och alla har en – skiljer sig väldigt mycket. Beroende på vilken typ av kontor man flyttar ifrån så kan det påverka uppfattningen om det man flyttar till.

-Efter flytten var det många som var ”wowade” av estetiken. Det är fräscht, nytt och man känner sig stolt över sin verksamhet som har investerat. När folk kommer på möten kan känna att det är en fin miljö och det uppskattas. Att träffas på tvärs, över avdelningar, ökar och det uppskattas. Vissa funktioner tyckte att deras jobb underlättades beroende på vad man ska jobba med en viss period. Och det uppskattas att man får möjlighet till mer variation.

För organisationer där mycket arbete sker över avdelningsgränserna och man samarbetar kan aktivitetsbaserat vara helt rätt. --------------------- Mette Harder, Universitetsadjunkt, Umeå universitet

Är detta framtidens arbetssätt?

-Tittar man tillbaka på historien så har sådant alltid förändrats, vem vet. Långt tillbaka var det öppna kontorslandskap som gällde, efteråt var det cellkontor. Nu verkar vi vara på väg mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Det går i alla kontorsmiljöer att hitta mycket positivt, men även sådant som är mindre positivt. Chefer gillar aktivitetsbaserat väldigt bra. Det finns en del som menar att de kan fånga upp sina kollegor om de sätter sig vid vissa platser för informella samtal, man använder huset strategiskt och lyckas synas. Vissa chefer använder miljön som ett redskap. Från ledningshåll vill man bryta stuprör, uppmuntra till samarbeten och få till kreativa möten. Man vill även skapa en möjlighet att optimera varje arbetsuppgift genom att ge tillfälle att utföra den där den passar bäst, säger Mette Harder innan hon lägger in en brasklapp:

-Men man måste verkligen göra beräkningarna ordentligt så att det inte blir för många soffor och för få arbetsstationer eller tvärtom. Att byta plats är någonting man som medarbetare får tänka på själv. Ska jag läsa, skriva, prata i telefon? Man får lägga upp dagen själv. Men det kräver att det finns tillräckligt med platser. Annars slutar det i att någon bokar upp ett kontorsrum redan på morgonen när man har möte på eftermiddagen för att försäkra sig om att ens få en plats. En risk är potentiell stress över att hitta en bra plats varje morgon och undra över om man hittar och kan sitta med sin projektgrupp. Därtill finns det aktivt val som måste göras, ska jag leta efter en tyst plats? Det är en stor stressfaktor enligt dem vi har talat med. Det har inflytande på välmående. Sen är det förvisso så att det i fallet med Övik fanns annat som spelade in. Det här var mitt under flyktingkrisen 2015 och det var en period då kommunen anställde väldigt många vilket gjorde att det var väldigt fullt. Beräkningarna stämde inte längre på grund utav yttre omständigheter.

-Sen har du även det faktum att det tar tid att lära sig att arbeta aktivitetsbaserat. Går du in i en kyrka så vet du hur du ska bete dig, du känner till miljön och kulturen. Är du inne på en restaurang är det en annan typ av miljö där du vet hur du ska bete dig. När du kommer in på den här typen av nytt kontor så vet du inte vad som gäller. Vi har inte med oss den typen av förförståelse och konnotationer som gör att vi vet hur vi ska göra. Det är klart att det blir lite av ett vakuum där man å ena sidan måste jobba med själva utformningen och å andra sidan med det sociala och regler. Det är viktigt att diskutera det här. Det är en ganska komplex miljö att förhålla sig till jämfört med ett cellkontor som är mer entydigt. Är dörren stängd så vill jag inte bli störd, är det öppet kan du komma in och prata. Men det finns stora vinningar också, många vittnar om hur kreativt och socialt det är. För organisationer där mycket arbete sker över avdelningsgränserna och man samarbetar kan aktivitetsbaserat vara helt rätt.

Mettes 10 tips till verksamheter som överväger att övergå till ett aktivitetsbaserat arbetssätt

1 För cheferna kunde det uppstå situationer där någon pratade högt och man inte visste om man fick säga till. Vem är det som bestämmer, vem är det som tar beslut? Klargör gemensamma spelregler så att inte informellt ledarskap uppstår.

2 Många blir medvetna om hur man framstår mot andra, med nya människor runt omkring måste man ha social förståelse för att läsa av omgivningen. Klargör vilka normer som gäller.

3 Det kan uppstå informella formeringar där man inte känner sig välkommen. Det kan även ”paxas” platser, exempelvis kanske man väljer bort fönsterplatsen för att man vet att ”Åsa” alltid brukar sitta där. Klargör vad som gäller.

4 Var tydlig med zoneringarna och gränsdragningarna. Detta kan göras genom strategisk placering av möbeltyper, bordstyper, soffor, färger och former för att markera. I Örnsköldsvik hade man inte riktigt jobbat med zonering utan man hade bara spridit ut allting med jämn hand. Där uppstod det informella zoneringar ändå.

5 Hur får man bete sig på olika platser? Är det okej att prata med kollegor, ta telefonsamtal, äta vid platsen eller ska det vara tyst och fokuserat? Det är jätteviktigt att göra det intuitivt eftersom olika personer tolkar miljöer olika. En person kan tolka en soffa som att det är en plats för en fikapaus medan en annan tänker att det är en plats för koncentrerad läsning, det gör att man måste vara tydlig. Fundera över vad för signaler miljön skickar ut, vad som funkar, vad som inte funkar och hur vi kan förstå miljön.

6 Tekniken underlättar. Förr när datorer var många gånger större än i dag gick det inte att arbeta mobilt i samma utsträckning. Nu har digitaliseringen kommit så långt att vi har wifi, bärbara datorer för en rimlig peng, det går att jobba papperslöst och datorskärmarna är stora nog för att vi ska kunna ta upp dokument för att läsa. Nyttja de tekniska möjligheterna. Bra teknikstöd är A och O.

7 Var överens om hur ni ser på distansarbete. I våra undersökningar visade det sig att fler började jobba hemifrån, i många jobb är det i dag möjligt med hjälp av tekniken. I vårt fall hade vi en kommun med olika verksamheter och olika chefer med olika syn på distansarbete. Skapa en gemensam policy för att alla ska veta vad som gäller.

8 Skapa trygghet. Många människor vill ha en vägg eller skärm bakom sig för att ha ryggen fri. Det är samma fenomen som i stadsplanering, ska man sätta sig på en bänk så vill man ha någonting bakom sig.

9 Jobba med akustiken och ergonomin. Det finns många material som dämpar ljud. Även ergonomi är en viktig aspekt att ta med i beräkningen. Man måste tänka över vilka möbler man köper in, att det är lätt att ställa in inställningarna och att möbeln håller för att dras och skruvas på.

10 Måste alla delar av det aktivitetsbaserade kontoret vara aktivitetsbaserat? Måste alla flytta varje dag? En ekonom som hanterar fakturor varje dag fattar inte alls varför man ska flytta. En projektledare som springer på möten dagarna i ända tycker att det passar jättebra att bara dyka ner på en plats där det passar. Det är väldigt beroende på vad man jobbar med för att utröna om någon blir nöjd.